5 رایج ترین مشکل فتوکپی آفیس
صاحبان مشاغل کوچک کانکتیکات با مشکلات فتوکپی ممکن است با این احساس آشنا باشند. مشکلات فتوکپیهای اداری می تواند بهره وری را کاهش داده، کارکنان و مدیران را ناامید کرده و توجه اصلی را از خدمات – ارائه خدمات به مشتریان – دور کند. برای اطمینان از اجتناب از این مشکلات فتوکپی اداری، در اینجا پنج مورد از رایج ترین مشکلات مشاغل کوچک و نحوه مقابله با آنها آورده شده است.
-
جوهر فتوکپی کم است
جوهر فتوکپی گران است و می تواند یک مرکز هزینه عمده برای مشاغل باشد که اسناد زیادی را چاپ می کند. با این حال، اکثر فتوکپیها دقیقاً به شما نمی گویند که چه مقدار جوهر در کارتریج باقی مانده است.
هنگامی که کارتریج شما به سطح خاصی می رسد، فتوکپی به شما اطلاع می دهد که کم است، اما این معمولاً قبل از این است که کارتریج در واقع جوهر نداشته باشد. برای اسناد داخلی که ممکن است کیفیت آن چندان مهم نباشد، بهتر است از این هشدارها عبور کرده و چاپ را ادامه دهید. ممکن است برای مشاغل کوچک سرمایه گذاری در یک کارتریج جوهر اضطراری اضافی مفید باشد که منتظر عرضه مجدد خود هستید.
-
چاپ از دستگاه تلفن همراه
حتی اگر فتوکپی شما از Wi-Fi استفاده نمی کند، اگر به درستی پیکربندی شده باشد، همچنان می توانید از دستگاه تلفن همراه خود چاپ کنید.
تا زمانی که شبکه شما دارای نقطه دسترسی بی سیم است، می توانید با استفاده از یکی از برنامه هایی که نیاز به نصب یک ابزار بر روی رایانه تحت شبکه دارد، روی فتوکپی بدون Wi-Fi چاپ کنید. Printopia به Mac نیاز دارد، در حالی که Presto! با مک یا دستگاه های ویندوز کار می کند.
-
چاپ طولانی می شود
اگر فتوکپی مجهز به Wi-Fi دارید، مطمئن شوید که به طور باورنکردنی به روتر شما نزدیک است تا به کاهش زمان چاپ کمک کند. هرچه دورتر باشد، بیشتر احتمال دارد که با مشکلات فتوکپی اداری روبرو شوید. همچنین اطمینان حاصل کنید که یک روتر با کیفیت در دست دارید-باید از 802.11n پشتیبانی کند (اگرچه 802.11ac استاندارد جدید خط اول است) و باند 5GHz و 2.4 GHz را ارائه می دهد. برای افزایش کارایی در صورت نیاز می توانید یک برنامه افزودنی بی سیم یا یک تکرار کننده اضافه کنید.
-
کیفیت چاپ بسیار پایین است
این مشکل می تواند یک مشکل آسان باشد. اگر فتوکپی جوهر افشان دارید، احتمالاً قدرت اسب بخار دستگاه برای نیازهای شما کافی نیست. فتوکپیهای لیزری معمولاً بیشتر در تجارت استفاده می شوند زیرا قادر به چاپ متن واضح و با هزینه کمتر هستند.
اگر فتوکپی لیزری با کیفیت دارید، ممکن است تنظیمات شما خاموش باشد. اگر در حالت پیش نویس هستید، به حالت با کیفیت بالاتر بروید و مطمئن شوید که نوع کاغذ ذکر شده روی صفحه با آنچه چاپ می کنید مطابقت داشته باشد. همچنین مطمئن شوید که کارتریج تونر شما هنوز در حال پاسخگویی است. گاهی اوقات تونر جا افتاده و می تواند از یک تکان خوب استفاده کند. اگر این کار را نکرد، ممکن است زمان تعویض تونر فرا رسیده باشد.
برای جوهر افشان، می توانید تمیز کردن نازل و تراز کردن سر چاپ را امتحان کنید، که می توانید از منوی تعمیر و نگهداری فتوکپی راه اندازی کنید.
5- کاغذ دائماً گیر می کند
خوشبختانه مربای کاغذ عمدتا مربوط به گذشته است، اما به نظر می رسد و می تواند باعث ناراحتی کارگرانی شود که تلاش می کنند کارها را انجام دهند. معمولاً یک مربا نتیجه یک ناهماهنگی ساده کاغذ است.
گاهی اوقات این ساده ترین مواردی است که نادیده گرفته می شود. مطمئن شوید که قبل از قرار دادن سینی روی کاغذ، مربع را جدا کنید و راهنماها با کاغذ هم سطح شوند. همچنین سعی کنید از پر شدن بیش از حد سینی خودداری کنید.
همانطور که می بینید، مشکلات فتوکپی معمولاً ساده است و با تخصص مناسب حل می شود. رفع مشکلات فتوکپی اداری می تواند به بهره وری کمک کرده و از ناراحتی کارکنان جلوگیری کرده و به مشاغل کوچک شما در این راه کمک کند.